Índex

Resum

Recomanacions 

Introducció 9 

Capítol 1– Per a uns ajuntaments més eficients 11
Superar els objectius 11
La funció del back office 13
Resultats constants 15
El canvi i el repte 18
Incorporar l’objectiu de l’eficiència 19
Mesurar l’acompliment 22
Crear eficiències futures del back office 22
Aprendre de l’SR04 23
Llista de control: revisar l’acompliment de l’eficiència del back office del vostre ajuntament d’acord amb l’SR04 24

Capítol 2 – Una visió estratègica de l’eficiència 25
L’enfocament d’eficiència adoptat per cada ajuntament respon a diferents pressions 25
Tres enfocaments respecte de l’eficiència del back office 31
L’enfocament transaccional 34
L’enfocament transicional 35
L’enfocament transformacional 35
El viatge a l’eficiència 38
Llista de control: Quines lliçons de SR04 aplicareu per desenvolupar la vostra estratègia d’acord amb la CSR07? 38

Capítol 3 – Mètodes provats i contrastats 39
La tria s’ha de basar en el coneixement d’un mateix 42
Mètodes interns 42
Mètodes comuns 45
Mètodes externs 47
Compartir coneixement sobre allò que funciona 48
Gestió i lideratge 50
Llista de control: Com es pot enfortir l’enfocament del vostre ajuntament amb relació a l’eficiència del back office? 53

Capítol 4 – Conclusions: basar-se en les lliçons de l’SR04 54 

Apèndix 1 56 

Referències 59

Resum

Els ajuntaments van assolir el repte d’eficiència 2004, i l’activitat del back office en va ser una contribució clau.

• Els ajuntaments locals d’Anglaterra han superat el repte d’eficiència de l’Spending Review 2004 (SR04), amb uns increments d’eficiència totals de 4.300 milions de lliures esterlines.
• Les activitats del back office han contribuït en més d’un quarta part (28 %) als increments d’eficiència dels ajuntaments.
• La proporció d’ajuntaments que inverteixen en activitats de back office ha disminuït des del 1999. Els increments d’eficiència de Gershon han contribuït a accelerar aquesta disminució.

No obstant això, no hi ha marge per a l’autocomplaença.

• La Comprehensive Spending Review de 2007 (CSR07) va incorporar a l’acord financer dels governs locals un objectiu d’eficiència anual del 3 %. S’espera que en el període 2010-2011 els ajuntaments aconsegueixin unes eficiències que permetin estalviar 4.900 milions de lliures esterlines.
• Si no s’aconsegueixen estalvis per mitjà de l’eficiència, s’hauran de retallar els serveis o no es podrà donar resposta als nous reptes.
• Els canvis que s’estan produint en l’economia més àmplia i cap a béns, serveis i mercats de serveis públics signifiquen que alguns increments d’eficiència costaran més d’assolir.

 
Els ajuntaments necessiten un enfocament estratègic en matèria d’eficiència

• Els ajuntaments que van crear eficiències significatives i sostenibles en el marc de l’SR04:
  • Van dissenyar i/o redissenyar serveis des de la perspectiva de l’usuari;
  • Van establir una relació entre els programes d’eficiència i els objectius corporatius per millorar el servei i la gestió dels impostos municipals;
  • Van mostrar suport polític local als programes d’eficiència i a la seva avaluació; i
  • Van delegar la gestió i el seguiment de les activitats d’eficiència a un comitè executiu d’alt nivell.
• Els enfocaments estratègics són transformacionals: repten les estructures tradicionals i tenen com a objectiu l’increment i la millora del servei a llarg termini.
• Els ajuntaments que van adoptar una aproximació estratègica van utilitzar l’acompliment i la informació contextual per entendre les opcions que tenien, prendre decisions i realitzar el seguiment, i estudiar els progressos assolits.
• En alguns ajuntaments van ser necessaris canvis a alt nivell per tal de superar els obstacles als increments d’eficiència.

 
No hi ha una única resposta –les eficiències del back office es creen amb mètodes provats i contrastats.

• Els enfocaments amb més èxit per millorar l’eficiència del back office durant SR04 van ser redissenyar els processos empresarials i millorar l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC).
• Els ajuntaments van fer servir una cartera de mètodes interns (una bona gestió interna), mètodes comuns (serveis compartits) i mètodes externs (subcontractats) per aconseguir incrementar l’eficiència del back office.
• Tots els ajuntaments han de ser clars sobre quina és la millor combinació de mètodes per a les seves circumstàncies particulars.

 
Els ajuntaments s’han de basar en les lliçons de SR04

• Els ajuntaments no poden ser autocomplaents, especialment els que han assolit els seus objectius a través d’increments inesperats de caràcter excepcional.
• Els programes d’eficiència estratègica són fonamentals perquè els serveis públics, que operen en un entorn econòmic molt estricte i restringit, siguin eficaços.
• Les opcions difícils i transformacionals requereixen un lideratge efectiu, una gestió amb una visió de futur i el suport dels stakeholders.
• El repte i el suport polítics interns són vitals per als increments d’eficiència a llarg termini.
• Els ajuntaments han d’escollir mètodes i tècniques que donin suport als objectius més amplis i que eliminin els residus en el conjunt de la cadena de tramesa.
• Encara hi ha oportunitats per incrementar l’eficiència del back office. Els ajuntaments han d’explotar-les per donar resposta als reptes de la CSR07.
• L’eficiència ha de formar part de la feina diària. 

L’Audit Commission és un òrgan de control independent que vetlla per la millora de l’economia, l’eficiència i l’efectivitat en serveis públics locals perquè generin uns resultats millors per a tothom. Gràcies a la tasca que duem a terme en els àmbits del govern local, la sanitat, l’habitatge, la seguretat i els serveis de bombers i de rescat, tenim una perspectiva única. Promovem una utilització òptima dels diners dels contribuents, que cobreix els 180.000 milions de lliures esterlines gastades pels 11.000 organismes públics britànics d’àmbit local. Com a força per a la millora, treballem en col·laboració per avaluar els serveis públics locals, i fem recomanacions pràctiques per promoure una qualitat de vida millor per a les persones a escala local. Per a més informació sobre l’Audit Commission, visiteu la nostra pàgina web a www.audit-commission.gov.uk

Podeu decarregar el document complet aquí "Audit Commission, Back to Front"